グローリレイションのコンサルブログ

零細企業もグループウェアを導入しよう

零細企業もグループウェアを導入して情報共有・業務の効率化

 先週のことでした。
 多店舗展開をして5年くらいになる企業に、かねてよりグループウェア導入を勧めていたが、ようやく導入する運びとなりました。

 当社なんかでは、事務所が1箇所ですが、もう7年くらい前からグループウェアを導入していますが、便利でもはや離せません。

 CGIタイプでしたが、当時20万円くらいで購入したんですね。

 それでちょっと調べてみると、今はオープンソースが充実していて、フリーで使える便利なプラグラムが多数あってびっくりしました。

 ウィキペディアから「グループウェア」の定義を拾ってくると、

 グループウェア(Groupware または Collaborative software)とは、企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのシステムソフトウェアである。

 ネットワークに接続されたコンピュータ(のユーザー)同士で情報の交換や共有、またスケジュール管理等の業務に利用される様々な機能を通じて、業務の効率化を目指したものである。

 様々な機能が一つのシステムに統合されており、それらが有機的に結合しながらユーザにサービスを提供する。

 近年では、インターネット・イントラネットの技術向上に伴い、ウェブブラウザ を使用したシステムが主流になっている。

 このタイプはクライアント側が専用ソフトを必要としないため、ホストのみ設置すれば良く、初期投資が低く抑えられ、クライアントのオペレーティングシステムを選ばないという利点がある。

 提供方法は、オンプレミス型が中心だったが、現在はSaaS型の普及が浸透し始めている。

グループウェアが有する主な機能

 グループウェアが有する主な機能は以下の通りになります。

  • 電子メール機能
     電子メールの送受信、読み書きを行える(相手が読んだかどうかも表示される)
  • 電子掲示板(BBS)機能
     電子掲示板に書き込むことで、メッセージを交換できる
  • ライブラリ機能(ドキュメント共有機能)
     情報ファイル、仕様書、画像データなどを登録し、メンバー間で共有できる
  • スケジュール管理機能
     個人のスケジュール管理のみでなく、メンバーのスケジュールを共有、確認ができる
  • ワークフローシステム(電子決裁)機能
     システム内で企画書や報告書などの起案-決裁ができる仕組み
  • 会議室予約(設備予約)機能
     会議室の空き状況や予約状況、設備貸し出しなどの予約状況を管理できる。主にスケジュール機能と連動している
  • ファイル共有機能
     システム内に資料や写真を整理し格納しておく書庫

 これらはメンバーや組織ごとに利用できる範囲を設定することができます。
(例:同じ課のメンバーのスケジュールは閲覧できるが、他の課のメンバーのものは閲覧できない。各課から集まったプロジェクトメンバー専用の電子掲示板・ライブラリを設置する。など)

情報を組織として瞬時に同期することが優劣を決める

 かの、ユニクロの柳井さんも仰っていましたが、組織として瞬時に同期することが、現在の組織の優劣を決めてしまうので、ぜひ零細の企業でも、うちには必要ないと思わずに導入を勧めてもらいたいと感じています。

 今は驚くほど低コストで導入できますし、携帯やスマートフォンでも利用できるものが当たり前なので、使わないと絶対に損で、時代に置いていかれるかも知れません。

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