電話対応を軽んじるなかれ～クレームにもつながる怖さ
電話対応でイメージダウンがなんと６割
エン・ジャパン株式会社が実施した「アルバイト応募先の対応」に関するアンケート調査によると、「アルバイト応募先の対応によってイメージが変わった」との回答が６割を超えたそうです。
応募先企業のイメージアップにつながった対応場面としては「電話」「面接」「メール」の順となっています。
具体的な対応としては、「連絡が早かった」「気持ちの良い挨拶があった」「正しい言葉や文章をつかっていた」「不安や疑問を聞いてくれた」といった項目が挙がっています。
一方、イメージダウンにつながった対応場面としては「面接」と「電話」で回答の８割近くを占めています。
具体的に対応としては、「話をちゃんと聞いてくれなかった」「タメ口など丁寧な言葉遣いではなかった」「不安や疑問を話しても、回答がえられなかった」という項目があります。
いずれも電話対応が重要となっています。
クレームにもつながる怖さ
電話対応には、通常の問合せでもクレームに変身させてしまう怖さがあります。
そうした事態を予防するには、どのような電話でも、まずは「相手の話をじっくり聞く」ことが重要でしょう。
相手の話している途中の「あー、はいはいはい」と遮るような返事や、「なるほどですねー」といった軽すぎる返事などは、「軽んじられた。バカにされた」と、相手は不快に感じやすいものです。
社員同士では「そういう話し方の人なんだな」程度の話で気にもされない場合でも、外部からみると不快に感じ、企業イメージの低下につながります。
部下の対応を指導する難しさ
人手不足の中、電話対応により、採用の機会を逃してしまう実態がわかります。
電話に対応した社員の言動に、明らかに間違いがある場合は言うまでもありませんが、「積極的に非があるとまでは言えないけれども企業活動にとっては機会の損失につながる」というようなケースは、なかなか悩ましいものです。
ＯＪＴによる指導も重要ですが、その場限り・その人限りの指導となりがちです。また、自信をもって「これが正しい対応だ」と言い切れる上司はどれだけいるでしょうか？
そもそも上司が指導の時間も取れないほど忙しいかもしれません。
電話対応は対外的なイメージ戦略の一つ
「いまさら電話マナーなんて…」という軽視は、ボディブローのように企業の経営に響いてきます。
電話対応を「対外的なイメージ戦略」の一つとして真剣に考え、会社として統一的な対応のレベルアップを図るには、やはり外部の専門家に依頼するのがやりやすいでしょう。
参考リンク
エン・ジャパン『エンバイト』ユーザーアンケート
https://corp.en-japan.com/newsrelease/2019/16663.html
＜出典：日本法令 http://www.horei.co.jp/＞