データの再利用方法と顧客管理

2010年11月10日

本日は差込機能の研修とお客様の資料作成と顧客リストの整備の実習を行った。
顧客リストの整備は本日が最終日だったので、一人で出来るかの確認を行った。

差込機能の【OFF-JT】

本日は差込機能ということで、昨日とは違う、「インポート」「エクスポート」についての研修を受けた。 その方法は、まず顧客のリストを「CSV」形式のファイルにするということである。 この「CSV」は見た目はエクセルと同じであるが、実は中身はテキスト形式である。そのテキストは「TAB」で区切られており、テキストの文間を「TAB」で区切るとエクセルに移し変えたときにセルで別れるようになるのである。

当社で使っている名刺管理ソフトを例に挙げると、各人の名刺データを選択し、「エクスポート」をクリックすると、「CSV」ファイルが作成される。

その中を見ると形式が決まっていて、名刺データの一つ一つがテキスト化された集まりである。

その中の住所を使うとすれば、筆まめで宛名の管理が出来たり、FAX番号と会社名・個人名を使うとすればFAX-DMアプリに利用することが出来る。

もちろん使用するには各アプリの「CSV」のフォーマットに形を変えなければいけないが、そうすることで、簡単に宛名を作成したり、DM送信したり出来るようになる。「インポート」がそれにあたるのだ。

この「CSV」を上手く使うことで、データを再利用できたり、使いまわしたり出来るので、簡易化・時間の短縮にはぜひとも利用したいツールである。

差込機能はワードでは知っていたが、こういった機能を持つ「CSV」が大元の機能なんだなと勉強になった。

資料作成と顧客リスト整備の【OJT】

昨日に引き続き、お客様から依頼された資料の作成を行った。本日は、昨日「OCR」で読み込んだデータをもとに、社長と２人で読み合わせを行った。

いくら機械が正確だとはいえ、最後は自分達の目で確認しないことには、お客様に提供できるデートの完成にはならない。

２人の読み合わせは時間がかかるかもしれないが、最も合理的で正確な作業である。片方がひたすら読んで、片方がひたすら見て間違いを探していくものである。

実際に多少時間がかかったが、間違いを確認出来た。後は表、グラフの間違いを探していく作業になる。

これが機械と人間の作業を上手く分けた作業なのだと実感した。

続いて、顧客リストの整備を実践したが、本日は今までの顧客リスト整備の復習もかねて、一人で出来るかどうかの確認を行った。

販売管理ソフトを使っての販売サイクルの確認と実践、それから名刺管理ソフトを利用して、管理できていないお客様のリスト整備、筆まめを利用した宛名の管理を行った。

今はまだ既存のリストを用いての作業だったが、今後は新しいお客様の顧客情報を整備していかなくてはいけないので、おそらく同じ動作にはなると思うが、一人で早くそして正確に出来るように、常に今まで学んだことを意識して作業を出来るようにしておきたい。

このことは、今回のことに限ったことではなく、すべての作業に対して言えることなので、「強い意識」をもって作業に取り組んでいけるように反省、復習の徹底をしていこう。

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