自動表示方法の利用

2010年10月25日

本日は、ワード・エクセルにおいての「自動表示方法の利用」がテーマで、教育用テキストやセミナー資料を作成してみた。

【off】
自動表示方法の利用ということで、ワード・エクセルの自動化の講習を受けた。
まずなぜ自動化するところから入ると、「正確」「速い」というビジネスの上で必要不可欠なものが自動化によって得られるからである。
かねてより、仕事のスピードが遅い自分にとっては最優先で身につけなくてはいけないものであると感じていた。

特にエクセルの自動計算を身につけられれば、余計な計算を省くことが出来る上に、データが残っていれば再利用できるといったメリットがある。

これを活用し、さらなるスピードアップが期待できる。

今回のOFF-JTの教育訓練期間に身につける機会をいただいたので、何も見ないで自動化できるようになるまで技術を高めていきたい。

【on】
自動化システム作成ということで、ワードにおいては差込印刷の方法を勉強した。エクセルにおいては、まず数式を確認しながら、どこにどのような数式を使い、どのような効果をもたらすのかを確認した。

実際に自分で取り組むために、自分でワード・エクセルを用いた。

ワードでは差込印刷について実践してみた。

差し込み印刷は、ひとつの文書をたくさんの人に送るときに非常に便利なものだ。
ワードに差込印刷が出来るようにしておくと、エクセルを利用し、あて先・宛名を簡単に必要な分だけ印刷する文書を作れて、時間の短縮にはもってこいのものである。

方法は「ツール」から「はがきと差し込み印刷」→「差し込み印刷」をクリックする。

印刷したい内容に合わせて文書の種類を選択し、次に進む。

次にあて先を選択するのだが、前もってリストを作成しておいたほうが時間の短縮になる。
その場合「既存のリストを使用をクリックし、「参照」からリストのデータを呼び込む。
作成してあるリストを選択すれば住所録の指定が完了になる。

「差し込みフィールド」から、挿入したい場所にカーソルを合わせて、フィールドを選択する。

後はあて先どおりに印刷できるかを「プレビュー」で確認し、印刷を実行する。

これで、１件１件直して印刷するよりも、２倍３倍早いスピードで仕上げることが出来る。

エクセルでは、基本となる数式を実践してみた。

【IF】、【ROUND】を主に実践してみた。

【IF】は以前少し取り組んだこともあり、「論理式」と「真の場合」さえ出来てしまえば「負の場合」も作成しやすいシンプルなものであった。
しかし、まだ単純な数字であるのでそう思えるかもしれないが、多数の数式が絡んできたときのことまで勉強していこうと思う。

【ROUND】は小学生のときに勉強した、四捨五入ををするためのものであったので、内容も理解でき、すぐに実践できそうである。注意点としては、ROUND(数値,桁数)となるところの桁数である。桁数が「0」なら1の位、「-1」ならば10の位、「1」ならば少数第一位までが表示されるのである。

絶対値についても、数式を勉強していくうちに理解でき、たとえばＢ８で固定したいときは、＄Ｂ＄８と明記して記入する、といったように、セルのズレを防ぐことが出来る。

こういった関数の知識が確立してくれば、大幅に時間の短縮が出来る。

明日は明日でやることがあるので、今日のうちに復習し、次に繋げられるようにしていきたい。

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