自動表示の講習と販売管理業務実践

2010年11月05日

自動表示方法の利用の講習とエクセルの自動化システム作成実践と、販売管理ソフトの見積・受発注・請求等基幹業務の実践を行った。

自動表示方法の利用の講習の【OFF-JT】

自動表示方法の利用ということで、本日はエクセルの自動計算について講習を受けた。

傷害保険の保険料自動計算のシートをもとに、数式による自動計算を学んだ。
自動計算の凄いところは、なんといっても「時間の短縮」である。

本来であれば、保険料率とを調べたりして時間がかかってしまうが、自動計算であれば金額だけ入力すれば、保険料が自動計算できる仕組みを作ることが出来る。

慣れていない自分にとっては、自動計算の仕組み作りに時間がかかってしまうが、そこをクリアーできれば大幅な業務の時間短縮が出来るようになる。

やはりまずは、使用されている数式が意味するもの・なぜ使用されているのかを理解することが大事である。次はやはり実践あるのみだ!
いろんな場合を自分の中でイメージしておき、はじめての仕事もはじめての体験ではなく、疑似体験として、経験があるかのように出来るように訓練しよう。


自動計算の仕組みと販売管理の実践【OJT】


本日も自動化システム作成と見積・受発注・請求等基幹業務の実践をした。

【OFF-JT】で勉強した傷害保険の保険料自動計算を社長が以前に作成したエクセルシートにて実践した。
基本的にはお客様の給与計算にあった数式と似たものが用いられていた。

それは、LOOKUP関数で検査範囲が別のシートで設定されているものだ。
改めてみると、やはり範囲を別のシートで作成しておいた方が非常に管理しやすいものだ。

計算のシートのほうでは、入力すべきセルだけを色付けして置くことでわかりやすく、簡単に自動計算が出来るようになっている。

自動化するための数式を作成するのはまだ至難の業だと思う。
実際やってみるとなかなか上手くはいかなかったが、何とか形にすることは出来た。

そういった点では、数式のもつ意味が少しずつ理解できてきているとは思う。
しかし、何度も教わっているように、それを業務で出来ないと何の意味もないので、後は自分でどんどん実践していこうと思う。

見積・受発注・請求等基幹業務の実践については、お客様に出していた「見積」・「提案書」が成立したので、「受注」・「契約書」の段階まで来たこともあり、ほぼ同時進行で実践できているので効率よく勉強できていると思う。

まずは、自社ソフトで「見積書」を複写して「受注書」を作成した。
これはやり方を覚えてしまえば、非常に簡単な作業であった。他の販売管理ソフトに触れたことがなくわからないが、かなり便利なソフトだと感じる。

「契約書」については、「提案書」で確定されたものをもとに日にち、金額等を入力していった。実際にこれでお客様との契約が発生するとなるとかなり慎重と責任がかかる作業である。

契約書で大事なものは、契約を交わした会社それぞれが、「契約書」を1部づつ保持しなければいけないことだと思う。すべては契約書の内容によって進められていくので、必ず保持していなくてはいけないものだ。

販売管理については、ソフトの基本的なことは使えこなせるようになってきたと思うので、次回から自分ひとりで販売管理を出来るように復習しておこう。

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カテゴリー:販売業務

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