販売業務のサイクルと自動計算

2010年10月28日

本日は、販売管理ソフトの講習と引き続き自動化システムの実践を行った。
販売管理ソフトは、お客様に見積、受注、請求業務を行うソフトで、仕事上欠かせないものである。

【OFF-JT】
本日は、販売間ソフトの講習を受けた。
基本的な販売における流れ「引合」「見積」「受注」「仕事(納品)」「請求」「入金」のサイクルを学んだ。

まずは、お客様を登録し、基本となる会社情報等を入力していく。
お客様によって支払いの日にちが異なってくるので、請求をかける際の情報を前もって打ち合わせしておくことが必要である。

次に見積を出す際の「商品コード・商品名登録」を行う。お客様の要望にあわせ、商品名は変更されるが、コードは必要な範囲を持たせるように作っておく。

「引合」とは、一緒に仕事が出来るかどうかのもので、お客様からの問い合わせからなるものである。
ホームページ、紹介、チラシなど様々な可能性があるが、一番強いのは「紹介」だ。本当に困った人が、誰かに相談し、専門家を紹介してもらうということだ、一世に仕事が出来る可能性が非常に高いものである。

次は「見積」であるが、これが非常に重要だと考える。見積金額で仕事が決まってしまうからである。
お客様には出来るだけ負担のかからないようにしながらも、こちらの売り上げのことも考えなければいけない大変難しいものである。
当方がお客様に対し、期日よりも早く仕上げられるスピードのある仕事でもって、はじめて満足していただける。したがって、その金額が意味するものを肝に銘じて業務をおこなっていかなくてはいけない。

本日は、「登録」「引合」「見積」について重点的に学習したので、明日はその後の「納品」「請求」ついて、知識を深めていきたいと思う。


【OJT】

エクセルの自動計算(数式)がわかったつもりで、実際に使えこなせていないところがあった。社会人としての最後までやりきる「責任」というものを今一度考え直していきたいと思う。

お客様のデータの中で、数式をわかっていても、実際に使用できないと意味がないので、実務で使えるよう勉強する。

・ROUNDUP(数値、桁数) 数値を指定された桁数に切り上げる
・ROUNDDOWN(数値、桁数) 数値を指定された桁数で切り捨てる。
・INT(数値) 指定した数値を超えない最大の整数を返す。

本日は以上の3つを勉強した。

上記二つは以前学習したROUNDと似ているが、ROUNDDOWNは指定された桁数に切り捨て、同じくROUNDUPは切り上げるという違いがある。

たとえば12.6という値があるとする。これを、

    ROUND(12.6、0)という数式で計算すると、「13」
  ROUNDUP(12.6、0)という数式で計算すると、「13」
ROUNDDOWN(12.6、0)という数式で計算すると、「12」

となる。このように、ROUNDであれば四捨五入して計算するところを、完全に切り上げ、切捨てというかたちで計算を行うというもので。

しかし、実際に大事なのは、使い分けである。どの項目のときにどの数式を用いるかを理解しないことには、実務で使えるレベルではないので、調べて置かなくては。

INTは指定した値を超えないで、整数にするというものである。基本的には、ROUNDDOWNと同じように感じるが、少数のみを求めたいときは便利なものである。

たとえば=INT(8.9)の場合、「8」
=INT(-8.9)の場合「-9」
=8.9-INT(8.9)の場合「0.9」

となる。
少数部分だけを残したい場合は最後の数式になるが、実務上時間の計算をしていく上では重要なものである。時間を考えるときは基本「時間」で計算することになると思うが、小数点以下の数字は「分」に戻さなくてはいけない。
そういったときに価値のある数式だ。

今後「わかる」と「出来る」はまったく異なるものだと肝に銘じて仕事・勉強をしていきたい。
そういった学ぶ姿勢が今魔での自分に足りなかったところだ。反省・・・。

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カテゴリー:販売業務

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