プライバシーマークで個人情報資産の運用管理を

2011年02月15日

本日は、プライバシーマーク講習と電話営業の実践、プライバシーマーク自社テキスト見直し、法人訪問営業活動を行った。

プライバシーマークの攻守では、どのようにして個人情報資産の運用管理を行っていくかの講習を受けた。

またテキストの見直しでは、データを保管管理する人についての見直しと確認を行っていった。

個人情報資産を運用管理する

プライバシーマーク講習では、個人情報資産の運用管理についての講習を受けた。

既存の顧客データや、新規に入手するデータなどの情報ををどのように管理し、それをもとに運用していくかが、非常に重要であると教わった。

個人情報は、お客様からの大切な預かりものであるという認識が大事であるということだった。

通常の会社でも、名刺をはじめ様々な顧客情報があることだろう。

当社は社会保険労務士事務所を併設しているので、その情報の質や数といたら膨大なものになる。

例えば、履歴書や雇用保険・社会保険に加入するための情報、賃金台帳などの給与に関するもの、そして健康診断などの管理をしているところもあるので健康状態などの情報まである。

また従業員トラブルの相談や仲介に入ることもあるので、その個人の思想や行動様式などの情報までもあることになる。

この機微なる情報はセンシティブ情報と呼ばれ、より取扱には厳重さが要求されるようだ。

これらの情報を、どのファイル、どのデータにまとめておき、どういう権限を与えられた人が携われるのか、世情管理であれば、どの立場以上の人が鍵を与えられるのかなどの基本的なルール構築が第一歩だそうだ。

そして、情報に接した時の履歴、いわゆるログをどのように残していくかが重要ということだった。

いずれにしても、あまりにルールをガチガチにしてしまうと、仕事が重くなりスピードに欠け、また厳重さを欠いても問題なので、そのバランスが重要ということだった。

そして徹底していくための教育と、そのチェックルールこそが肝であるらしい。

プライバシーマーク自社テキスト見直し

プライバシーマーク自社テキスト見直しでは、本日教えていただいた箇所をもとに、テキストの見直しを行っていった。

自社の情報を厳重に、そして繊細に扱わなくてはいけないということで、保管方法は、各社によってことなるものであるとは思うが、根本は教えていただいたように、保管管理する人を限定することがと思った。

テキストにも、管理者を設定し、その人が責任をもつということが記されており、データ管理専門の人を会社に設けておくことが望ましいと考えられた。

機密情報を扱う会社が多い中、情報の管理は非常に重要なものであると実感した。

法人訪問営業活動では、昨日降った雪の影響で多少道路が込んでおり、思った以上に訪問が出来なかった。

このように訪問営業では、道路が渋滞してしまったりすると、思ったように訪問することが出来ないということがある。

変わりに電話営業では、作成したリストを元に意思決定者と電話できた率が高かったので、その点では、効率のいい営業が出来たと思う。

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