オートフィルタと顧客の宛名管理

2010年11月08日

エクセル上でソートが出来るオートフィルタについての研修と顧客に大して郵送物を送る際の宛名の管理についての実践を行った。今まで手書きで行ってきた宛名を印刷できる利便さ、時間短縮について学んだ。

関数使用の【OFF-JT】

今回は関数とは少し違うが、エクセル上の便利な機能のオートフィルタについての講習をうけた。

同じような値があるときにその値ごとにソートできるといったすぐれた機能である。これであればばらばらになっている様々な値がすぐ管理できるようになる。

やり方は

まずは範囲を選び「ツール」「フィルタ」「オートフィルタ」の順にクリックすると範囲の一番上に矢印のようなものができるので、そこから自分で検索したい文字でソートする。

関数でＩＦを用いれば、その上で締め切りの期間まで管理できるようになるみたいであるが、おそらく基準日を論理式にして、それ以前のものを上に、まだ締め切り前ではないものをあとにするのではないかと思う。

=IF(B2=

締め切り前に仕事を終わらせるのが当たり前であるが、この方法があれば何なく締め切りまで管理できるということになる。

まだ自分のような優先順位をつけるのが得意ではない人間にはかなりお勧めである。

実際に当社では、エクセルで業務管理を行っている。

まだまだエクセルにはいろんな技があり、業務を容易に、そして管理しやすくしてくれるものである。
早く使いこなせるようにならなくては・・・。

顧客リスト整備の【OJT】

土曜日には名刺の管理について実践したが、今日は、顧客の宛名の管理の実践を行った。

一般的によく知られている筆まめを利用したものであるが、住所を簡単に登録できる上に、いざというときには、簡単に郵便番号まで検索できてしまうというものである。

何よりもお客様全員の宛名を登録しておけば請求書を出す時期にも簡単に早く処理することができる。

これからの年賀状の季節でも便利なものだが、こういった業務でも役に立つものだとは学生時代には考えつかなかったことだ。

今までは、お客様には手書きで送っていたが、少ない枚数であったら早いかもしれないが、多数の封筒を出すにはこちらのほうが絶対的に早いし、間違いがない上に、その間に違う業務ができるという一石三鳥の役割である。

こういったように機会にやれ背他方がいいものはどんどん機械にやらせて、自分にしかできない作業をどんどん進めていく効率性を早く確立していかなくてはいけない。

顧客管理の技も少しずつ増えてきているので、ほかにも学んで、自分の仕事の管理を推し進めていきたいと思う。

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