エクセル関数と顧客の名刺整備

2010年11月06日

エクセル関数の便利な使用方法と、使う場面についての研修と、顧客リスト整備の中でも、名刺の管理を簡単に出来て、なおかつ全員が共有し合えるような名刺管理を実践した。

エクセルに関しては、使用頻度の高い関数については覚えられてきた実感がある。

関数使用の【OFF-JT】

本日はエクセル上で数をカウントするときに以下の便利な関数の講習を受けた。

・COUNTA
・COUNTIF
・COUNTBLANK

以上の３つである。

この３つはエクセル上で莫大な量の数字を数えるときに必要不可欠なものだ。

=COUNTA(値１,値２,・・・・)
範囲を設定して、その範囲内ある値すべてをカウントする関数。

=COUNTIF(範囲,値)
同じく範囲を設定して、その範囲内にある値と一致するセル数をカウントする関数。

=COUNTBLANK(範囲)
範囲内にある空白のセル数をカウントする関数。

この中でもCOUNTIFは特に実務的であり、成績をつけたり、点数や成績者を数得るときにはかなり便利なものである。

有効に使えばかなりの時間の短縮にもなるものである。うまく使いこなせるにはまだ時間がかかるかもしれないが、何回も使用して自分のものにしていきたいと思う。

基本形は範囲を設定して、検索する値を入れるだけなので、比較的簡単だと思うが、それ以外が出てきたときのためにまだまだ数をこなし、さまざまなケースを想定しておくことが必要だ。

類似ケースのときに、迷いなく使えるようにしておこうと思う。

顧客リスト整備の【OJT】

顧客リスト整備では、顧客情報のたくさん詰まった「名刺」の管理も非常に重要になってくる。

誰かが名刺交換したお客様と至急連絡取らなければいけないときには、どこに名刺があるのかわからないということがあるかもしれない。

名刺の情報を手打ちで管理するのは容易なことではない。

そういったときのために、当社では、名刺リーダーを用いて管理している。

登録もスキャナを通して簡単にできるし、何よりま一人がデータを入力すればビューアーを通してみんなで見ることできる。もちろん社名などで間単に検索することができるのである。

登録作業としては、スキャナで読みこんで、間違いのある箇所を直すのみといった非常にシンプルなものである。１回につき１０枚の名刺を読み込むことができ、縦横関係なく読むことがきる。

名刺交換が増えてきた今、このソフトは必須なものである。

今後もかなり役に立つソフトであるので、うまく管理できるツールとして利用していきたい。

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