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　先週のことだった。

　他店舗展開をして５年くらいになる企業に、かねてよりグループウェア導入を勧めていたが、ようやく導入する運びとなった。

　当社なんかは、事務所が１箇所だが、もう７年くらい前から導入しているが、便利でもはや離せない。

　ＣＧＩタイプだが、当時20万円くらいで購入したんだよね。

　それでちょっと調べてみると、今はオープンソースが充実していて、フリーで使える便利なプラグラムが多数あってびっくりした。

　ウィキペディアから「グループウェア」の定義を拾ってくると、

　グループウェア（Groupware または Collaborative software）とは、企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのシステムソフトウェアである。

　ネットワークに接続されたコンピュータ（のユーザー）同士で情報の交換や共有、またスケジュール管理等の業務に利用される様々な機能を通じて、業務の効率化を目指したものである。

　様々な機能が一つのシステムに統合されており、それらが有機的に結合しながらユーザにサービスを提供する。

　近年では、インターネット・イントラネットの技術向上に伴い、ウェブブラウザ を使用したシステムが主流になっている。

　このタイプはクライアント側が専用ソフトを必要としないため、ホストのみ設置すれば良く、初期投資が低く抑えられ、クライアントのオペレーティングシステムを選ばないという利点がある。

　提供方法は、オンプレミス型が中心だったが、現在はSaaS型の普及が浸透し始めている。

　グループウェアが有する主な機能は以下の通りである。

電子メール機能
　電子メールの送受信、読み書きを行える（相手が読んだかどうかも表示される）

電子掲示板（BBS）機能
　電子掲示板に書き込むことで、メッセージを交換できる

ライブラリ機能（ドキュメント共有機能）
　情報ファイル、仕様書、画像データなどを登録し、メンバー間で共有できる

スケジュール管理機能
　個人のスケジュール管理のみでなく、メンバーのスケジュールを共有、確認ができる

ワークフローシステム（電子決裁）機能
　システム内で企画書や報告書などの起案－決裁ができる仕組み

会議室予約（設備予約）機能
　会議室の空き状況や予約状況、設備貸し出しなどの予約状況を管理できる。主にスケジュール機能と連動している

ファイル共有機能
　システム内に資料や写真を整理し格納しておく書庫

　これらはメンバーや組織ごとに利用できる範囲を設定することができる。
（例：同じ課のメンバーのスケジュールは閲覧できるが、他の課のメンバーのものは閲覧できない。各課から集まったプロジェクトメンバー専用の電子掲示板・ライブラリを設置する。など）

 　かの、ユニクロの柳井さんも仰っていたが、組織として瞬時に同期することが、現在の組織の優劣を決めてしまうので、ぜひ零細の企業でも、うちには必要ないと思わずに導入を勧めてもらいたい。

　今は驚くほど低コストで導入できるし、携帯やスマートフォンでも利用できるものが当たり前のようなので、使わないと絶対に損で、時代に置いていかれるかも知れない。

　顧客管理は中小企業にあって、なかなかな手の届かないポイントなのではないかと察する。

　かくいう当社も、名刺ファイリングソフトや「弥生顧客」、最近では「顧客らくだ」を使ってきたが、いまいち使い勝手が良くないのだ。

　最近はネットワーク環境での作業を大前提としてシステムを組んでいかないといけないのだが、デスクトップアプリケーションでは、そのへんが頭の痛いところだった。

　当然ネットワーク対応版もあるのだが、値段が高価になり、費用対効果で、購入に対しての意思決定で逡巡してしまうところがあった。

　当社もこの５月に事務所を移転したのだが、おかげさまで忙しく、その忙しい中でなかなか移転の案内を十分に対応できないでいた。

　現在取引のある企業様だけに案内している状況である。

　情報というのは、どこかに一元で管理することが効率的管理の第一歩なのだが、なかなか一元管理ができないなぁと悩んでいた。

ひょんなことでSugarCRMと出会う

　事務所移転案内とホームページリニューアルを案内するのに、この際だからきちんと情報を整備しようと思い立ち、名刺や様々なリストの整理に入ってみると、やはりけっこうつらい作業量が予想された。

　これでは、やはり顧客管理ソフトを検討するしかないかと考えたが、久々にオープンソースを物色してみた。

　そしたら「SugarCRM」に出会ったのだ。

　これはいいオープンソースだ、とピンときて、早速ダウンロードして詳細を見て回った。

　ちなみに「SugarCRM」は以下のリンクになる。

顧客管理システム(CRM) SugarCRM

　しかしこんな優秀なプログラムがフリーになるとは、あまりに素晴らしい。

　使い勝手については、当ブログで追って報告することにしよう。

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